persondatapolitik om håndtering af persondata vedrørende medarbejderne

1.              Dataansvar

1.1            Databeskyttelse

Klinikken Sensitiv Udvikling behandler som led i din ansættelse persondata og har derfor udarbejdet denne politik vedrørende privatlivsbeskyttelse. I politikken kan du læse, hvordan klinikken behandler dine data, og hvilke rettigheder du har som registreret. For at beskytte dine persondata bedst muligt vurderer vi løben­de, hvor høj risikoen er for, at klinikkens databehandling påvirker dine grundrettigheder negativt. Vi er især opmærksomme på risikoen for, at du udsættes for diskrimination, ID-tyveri, lider et økonomisk tab, tab af omdømme eller datafortrolighed. I tilfælde af, at de beslutninger, vi har behov for at træffe, er afhængige af, at vi kan behandle følsomme persondata, og behandlingen medfører høj risiko for dine rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører vi en analyse af konsekvenserne af databehandlingen for din privatlivsbeskyttelse, hvis en sådan analyse er påkrævet efter persondataforordningens regler. Konsekvensanalysen gennemføres, før vi begynder at behandle dine persondata. 

1.2            Dataansvarlig

Klinikken Sensitiv Udvikling er dataansvarlig og er ansvarlig for at sikre, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen.  Klinikken Sensitiv Udvikling har følgende kontaktoplysninger: Taastrup Hovedgade 92, 1. sal. Kontaktperson: Kamilla OdgaardKontaktoplysninger: kamilla@sensitivudvikling.dk, mobiltelefon: 30304064. Henvendelser vedrørende dine persondata kan rettes til Sensitiv Udvikling.  

2.               Behandling af persondata i personaleadministrationenVi behandler data om dig i forbindelse med håndteringen af dit ansættelsesforhold i relation til vores leverandører og samarbejdspartnere samt ved vores løbende kontakt med dig.

2.1            Typer af persondataFølgende typer af oplysninger behandles som led i personaleadministrationen:

Navn, kontaktoplysninger, herunder e-mailadresse, og CPR-nr.  Lønforhold, bank- og skattemæssige oplysninger.Ÿ  Uddannelsesforhold, karriereforløb og erhvervserfaring, herunder ansøgning og CV. Tjenstlige forseelser, advarsler, personalebedømmelser og oplysninger om årsag til afskedigelse eller bortvisning. Disse oplysninger opbevares så længe dette er relevant, jf. pkt. 5. Sygefravær samt andre helbredsoplysninger, som er nødvendige for, at klinikken kan overholde sine arbejdsretlige forpligtelser. 

2.2            Formålet med behandlingen af persondataVi behandler dine persondata i forbindelse med personaleadministration og for at iagttage vores arbejdsretlige forpligtelser, herunder lønkørsel, ferieadministration, administration af forsikringer, pensionsordninger og personalegoder, fratrædelser, medarbejderudvikling og generel personalepleje.

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til ovenstående. Indsamler vi yderligere data om dig, vil du få dette oplyst og blive bedt om at samtykke til dette i en særskilt samtykkeerklæring, hvori der samtidigt vil indgå en udførlig forklaring på årsagen til denne yderligere indsamling.

2.3           Retsgrundlaget for behandlingen

Behandlingen sker efter databeskyttelseslovens § 12 i det omfang, at behandling af persondata er nødvendig for at overholde arbejdsretslige forpligtelser, herunder indeholdelsespligt og pligter i henhold til bogføringsloven om opbevaring af lønoplysninger.

Retsgrundlaget for behandlingen er herudover:

• At behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt med medarbejderen, jf. art. 6, stk. 1, litra b i persondataforordningen
• At behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, jf. art. 6, stk. 1, litra c og/eller artikel 9, stk. 2, litra b i persondataforordningen
• At behandlingen ud fra hensyn til arbejdsretlige forpligtelser eller interne administrative formål efter en interesseafvejning går forud for medarbejderens interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, jf. art. 6, stk. 1, litra f i persondataforordningen
• At medarbejderen har samtykket til behandlingen, jf. art. 6, stk. 1, litra a og art. 9, stk. 2, litra a i persondataforordningen

Behandlingen af CPR-numre baseres på et samtykke fra den enkelte medarbejder i henhold til § 11, stk. 2, nr. 2 i databeskyttelsesloven, medmindre vi kan behandle CPR-numre efter lovgivningen.

2.4           KontrolVi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, er korrekte og retvisende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende. Da vores administration er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan henvende dig til Kamilla Odgaard for at meddele os evt. ændringer løbende. For at sikre kvaliteten af dine data har vi udarbejdet interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata.

3.              SikkerhedFor at beskytte dig mod, at uvedkommende får adgang til dine persondata, benytter vi IT-løsninger, der automatisk sikrer, at data kun er tilgængelige for relevante medarbejdere. Vi har endvidere vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine data mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

4.              Overdragelse af dataVi er som led i vores personaleadministration nødsaget til at videregive personoplysninger til tredjeparter f.eks. i forbindelse med vores lønadministration og indrapportering af løn mv. til SKAT.

Tredjeparter omfatter blandt andet:Nedenstående er eksempler – det er vigtigt, at alle kategorier af modtagere er oplistet·        Klinikkens lønbureau, som er Danløn·        Klinikkens bogholder som er Bøgfeldt Regnskabsservice aps. ·        E-Boks·        Arbejdsskadestyrelsen i tilfælde af arbejdsulykker ·        SKAT·        Forsikrings- og pensionsselskaber·        Offentlige myndigheder til hvem vi i henhold til lovgivning er forpligtet til at videregive personoplysninger om vores ansatte.

Vi benytter desuden nedenstående databehandlere:

• EG Clinic Care
• Fiks IT

5.              OpbevaringsperiodenDine personoplysninger opbevares kun så længe, at det er nødvendigt at hensyn til formålet med indsamlingen eller for at opfylde relevant lovgivning, herunder særligt bogføringslovens regler om opbevaring af bogføringsmateriale i fem år samt indeværende regnskabsperiode.  Herudover opbevares personoplysningerne i nødvendigt omfang i fem år efter ansættelsesforholdets ophør for at kunne fastlægge, gøre gældende eller forsvare mod retskrav, sikre overholdelse af retlige forpligtelser eller rettigheder som fastlagt i lovgivning eller kollektive overenskomster m.v. 6.              Rettigheder

Vi behandler og svarer på henvendelser fra dig om udøvelsen af rettigheder så hurtigt som muligt og senest en måned, efter vi har modtaget henvendelsen, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at der ikke kan svares inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

Hvis du ønsker at gøre brug af nedenstående rettigheder eller retten til at tilbagekalde et samtykke, kan du rette henvendelse til Kamilla Odgaard.

6.1           IndsigtsretDu kan på begæring til Kamilla Odgaard få indsigt i hvilke data og hvilken kategori af personoplysninger, som vi behandler om dig, bl.a. hvad formålet med behandlingen er, samt tilgængelig information om hvorfra oplysningerne stammer. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem der modtager data om dig, jf. persondataforordningens art. 15.

Din indsigtsret kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, forretningshemmeligheder og til immaterielle rettigheder.

6.2           IndsigelsesretDu kan til enhver tid over for Sensitiv Udvikling gøre indsigelse mod, at dine personoplysninger gøres til genstand for behandling, såfremt behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1, litra f om interesseafvejning, jf. persondataforordningens artikel 21. I så fald må Sensitiv Udvikling ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre Sensitiv Udvikling påviser vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. 

6.3           Tilbagekaldelse af samtykke

Såfremt behandlingen er baseret på samtykke, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a eller artikel 9, stk. 2, litra a, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til Sensitiv Udviklings behandling af dine personoplysninger helt eller delvist tilbage, jf. persondataforordningens artikel 7.

Hvis samtykket trækkes tilbage, vil vi ophøre med at behandle de personoplysninger, som du har tilbagekaldt dit samtykke i relation til, medmindre vi er retligt forpligtede til at opbevare alle eller dele af personoplysningerne. I så fald vil vi kun opbevare de oplysninger, som vi er retligt forpligtede til og vil slette øvrige persondata om dig. Tilbagetrækningen af samtykket berører ikke lovligheden af den behandling, som vi har foretaget, forinden tilbagetrækning af samtykket.

6.4           Berigtigelse

Du har ret til at få rettet urigtige eller ukorrekte oplysninger samt under hensyntagen til formålene med behandlingen fuldstændiggjort ufuldstændige oplysninger i overensstemmelse med persondataforordningens artikel 16.

6.5           Sletning

Du har ret til at få slettet oplysninger om dig som nærmere anført i persondataforordningens artikel 17, dvs.:

• Hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige til at opfylde de formål, hvortil de er blevet indsamlet eller i øvrigt behandlet.
• Hvis du trækker dit samtykke til behandlingen tilbage, og vi ikke har andet retsgrundlag for behandlingen af personoplysningerne.
• Hvis du gør indsigelse imod behandlingen i henhold til artikel 21, stk. 1, og der ikke foreligger legitime grunde til behandlingen.
• Hvis personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt.
• Hvis personoplysningerne skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse i EU-retten eller national ret.

Sletning vil dog ikke ske, såfremt vi er retligt forpligtede til at opbevare alle eller dele af personoplysninger, eller hvor det er nødvendigt at opbevare personoplysningerne, for et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. I så fald vil vi kun opbevare de oplysninger, som vi er retlig forpligtede eller berettigede til og vil slette øvrige personoplysninger.

6.6           Begrænsning

Du har ret til at få begrænset Sensitiv Udviklings behandling af personoplysninger i følgende tilfælde, jf. persondataforordningens artikel 18:

• Mens Sensitiv Udvikling behandler en indsigelse, som er gjort imod rigtigheden af de personoplysninger, som Sensitiv Udvikling behandler eller imod lovligheden af behandlingen. Begrænsningen af behandlingen gælder indtil, at Sensitiv Udvikling har færdigbehandlet indsigelsen.
• Sensitiv Udviklings behandling er ulovlig, men du ønsker ikke sletning af oplysningerne men derimod alene, at anvendelsen af personoplysningerne begrænses.
• Sensitiv Udvikling har ikke længere brug for personoplysningerne til behandlingen, men de er nødvendige for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
• Du har gjort indsigelse mod behandlingen i medfør af artikel 21, stk. 1, i perioden mens det kontrolleres, om XX legitime interesser går forud for dine legitime interesser.

6.7           Dataportabilitet

Når vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og behandlingen er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet.

Retten til dataportabilitet indebærer, at du har ret til at få tilsendt de personoplysninger, som vi behandler om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder, jf. persondataforordningens artikel 20.

 7.              Klagemuligheder

Såfremt du ønsker at klage over behandlingen af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:

Datatilsynet

Adresse: Borgergade 28, 5, 1300 København K

E-mail: dt@datatilsynet.dk

Telefonnr.: 33193200

Hjemmeside: www.datatilsynet.dk